Frågor och Svar - Tidrapportering för Leverantörer

Här följer vanliga frågor och svar rörande tidrapportering och faktureringsunderlag för leverantörer i Bemlo. Avsnittet följer dessa kategorier:

1. Tidrapportera som konsultchef
2. Om konsulten ska tidrapportera
3. Fakturaunderlag

1. Tidrapportera som konsultchef

Var någonstans finns tidrapporterna?

Tidrapporterna kan du se på två olika ställen. Antingen på konsultens bokning eller via "Tidrapporter" i menyn till vänster.

Konsultens bokning

Ifall avropet som konsulten är bokad på har tidrapportering aktiverat kommer det finnas en tabb inne på konsultens bokning som heter "Tidrapporter". Här kan du se status på alla konsultens bokade pass samt rapportera tider och skapa fakturaunderlag.

Tidrapporter i menyn

Här visas samtliga pass som ska tidrapporteras filtrerat på konsulter som du är ansvarig för. Du kan enkelt stänga av filtret för att se alla tidrapporter som ska rapporteras för hela organisationen. Från denna sida kan du rapportera direkt för alla dina konsulter.

Däremot saknar denna sidan vissa andra funktioner. Du kan exempelvis inte skapa fakturaunderlag eller exportera tidrapporter till CSV. Du kan heller inte se kommande tidrapporter i denna vy.

Jag kan inte se tidrapporter på min konsult, varför?

För att du ska kunna se tidrapporter på en konsult behöver två villkor gälla:

1. Ditt konto har behörigheten: Kan skapa och redigera tidrapporter
2. Tidrapportering är aktiverat för avropet som konsulten är bokad på

1. Du kan se vilka behörigheter du har på din profilsida. Denna hittar du genom att klicka "Inställningar" i menyn på vänstra sidan. Du kommer automatiskt till din profilsida. Ifall du saknar behörigheten "Kan skapa och redigera tidrapporter" men tror att du ska ha denna behöver du prata med Administratören på er organisation.

2. Det är inte säkert att alla avrop från en vårdorganisation har tidrapportering aktiverat. Om exempelvis tidrapportering aktiveras ett givet datum så kommer alla avrop som skapats innan det datumet inte att ha tidrapportering aktiverat. Därför är det viktigt att lyssna på vad vårdorganisationen har kommunicerat. Det går att filtrera på alla avrop som har tidrapportering aktiverat ifall du vill se vad som gäller för ett specifikt avrop.

Hur skickar jag in en tidrapport?

För att skicka in en tidrapport behöver du markera den eller de tidrapporter som du vill skicka in genom att klicka i checkrutan på vänstra sidan. Därefter gör du de ändringar som du vill rapportera innan du tillslut väljer "Tidrapportera" längst ner på sidan.

Hur rapporterar jag aktiv tid vid jour och beredskap?

För att kunna rapportera störningar (aktiv tid) på ett jour eller beredskapspass behöver följande villkor vara uppfyllda:

1. Det bokade passet är ett jour eller beredskapspass

Ifall det inte är ett jour eller beredskapspass så behöver ni ta kontakt med avropsenheten så får de redigera passet till att vara korrekt.

Så här går du tillväga:

1. Markera passet med checkboxen som du vill rapportera
2. Klicka på 0 min (0) i kolumnen för Jour och beredskapsstörningar (se bild)
3. Klicka på "Ny" (se bild)
4. Fyll i när första störningen startade och hur länge den pågick (se bild)
5. Lägg till valfri kommentar om vad som föranledde störningen
6. Klicka "Spara"
7. Ifall du vill lägga till fler störningar upprepar du stegen ovan.
8. Notera att systemet håller koll på hur många störningar som har rapporterats samt vad den aktiva tiden är.

Notera att du alltså inte fyller i aktiv tid utan du fyller i hur störningarna har sett ut. Om inte konsulten själv tidrapporterar behöver denna alltså dela med sig av denna information till konsultchefen.

(bild: steg 8)

(bild: steg 9)

(bild: steg 10-12)

(bild: steg 13)

(bild: steg 12-13)

Jag rapporterade fel tid i tidrapporten, kan jag ändra?

Du kan ändra rapporterade tidrapporter så länge som de inte hunnit bli attesterade. Ifall tidrapporten har attesterats behöver enheten meddelas för att de ska kunna "avattestera tiden".

För att ändra en rapporterad tidrapport gör du på precis samma sätt som med ej rapporterade tidrapporter. Du markerar de som du vill ändra, gör ändringarna och sedan klickar du på knappen "Tidrapportera".

Jag vill förklara varför jag har tidrapporterat som jag gjort

Du kan inkludera kommentarer till tidrapporterna genom att klicka på kommentarsrutan. Skriv din kommentar och klicka sedan "Spara". Notera hur kommentarsbubblan blir blå. Det innebär att kommentaren kommer kunna synas av den som attesterar tidrapporterna.

På samma sätt kan den som attesterar skicka kommentarer på tidrapporter tillbaka till er som leverantör.

Jag har fått en returnerad tidrapport, vad innebär det och vad ska jag göra?

Ifall du fått en returnerad tidrapport innebär det att den som attesterar tidrapporterna inte har accepterat den specifika tidrapporten som attesterats. Du behöver du redigera din tidrapport och skicka in den på nytt.

Håll ett öga på cirkeln ute till höger ifall den är blå. En blå cirkel innebär att det finns kommentarer kopplade till tidrapporten och där kan den som attesterar tidrapporterna ha förklarat varför denna inte har accepterats.

2. Om konsulten ska tidrapportera

Hur gör jag så att min konsult kan tidrapportera?

För att din konsult ska kunna tidrapportera så behöver du skicka en så kallad konsultlänk till konsulten. Varje bokning i Bemlo är unik, därför behöver konsulten en unik länk för respektive bokning som den är bokad på.

Konsultlänken hittar du på bokningen där konsulten är bokad i Bemlo.

1. Gå till "Bokningar"
2. Sök efter din konsult
3. Klicka på konsulten (notera att avropet är det korrekta)
4. Välj "Hantera" i panelen till höger
5. Välj "Kopiera konsultlänk"
6. Skicka länken till din konsult, nu kan konsulten tidrapportera via länken.

Hur ser jag ifall konsulten har tidrapporterat?

Precis som att du kan se hur du själv har tidrapporterat kan du se hur din konsult har tidrapporterat. Gå bara till bokningen i Bemlo och "Tidrapporter" för att se om några rapporter har skickats in. 

Min konsult ser inga pass att tidrapportera på, vad är fel?

För att kunna tidrapportera på några pass så behöver dessa kriterier var uppfyllda:

1. Konsulten måste vara bokad på passet som ska rapporteras
2. Passet får inte ligga i framtiden utan måste ha passerat.

Ifall båda dessa gäller men konsulten kan fortfarande inte se pass att tidrapportera ber vi er att ta kontakt med Bemlos support.

3. Fakturaunderlag

Hur skapar jag ett fakturaunderlag i Bemlo?

För att kunna skapa fakturaunderlag i Bemlo behöver du ha behörigheten att göra detta i systemet. Du kan se vilka behörigheter du har på din profilsida som du hittar via "Inställningar" i menyn till vänster.

Behörigheten heter: "Kan skapa fakturor för bokade kandidater"

Ifall du saknar behörigheten behöver du lägga till den eller be din administratör att lägga till den. Behöver ni hjälp med detta ber vi er höra av er till Bemlos support.

När du har rätt behörigheter så gör du följande:

1. Gå till "Tidrapporter" på bokningen du vill skapa ett fakturaunderlag för.
2. Markera attesterade tidrapporter som du vill skapa fakturaunderlag för
3. Välj "Skapa faktura"
4. Nu finns ett fakturaunderlag under "fakturor" i menyn till vänster
5. De attesterade tidrapporterna ändrar även status och blir knutna till det unika referensnummret som fakturaunderlaget innehåller.

Vad händer om jag raderar ett fakturaunderlag?

Om du raderar ett fakturaunderlag så förloras kopplingen mellan de attesterade passet och fakturaunderlaget. Det gör att du exempelvis kan inkludera flera pass och skapa ett nytt fakturaunderlag. Notera att när du gör det skapas ett nytt unikt referensnummer. Det är alltså viktigt att referensnumret på fakturan som skickas stämmer överens med referensnummret i Bemlo för att säkerställa att informationen i fakturan är densamma som informationen i Bemlo.

Fakturaunderlaget saknar information

Ifall du ser att fakturaunderlaget saknar information som borde vara där ber vi dig ta kontakt med Bemlos support så att detta kan åtgärdas omgående.