Hur bokar jag ett resurspass?

Det finns två tillvägagångssätt att boka resurspass;

i. Via ett vakant pass och boka matchande schemalagd resurstid, eller

ii. Via ett resurspass och boka på matchande vakans.

I den här artikeln så går vi igenom båda tillvägagångssätten.

Boka resurspass via ett vakant pass

Schemalagd resurstid kan matchas mot vakanta pass. För att en resurs ska dyka upp som ett förslag för dig så måste resursen i fråga ha din enhet/avdelning markerad på sitt personalkort som en enhet/avdelning där resursen "Kan boka pass på". Här kan du läsa mer om hur du hanterar vilka arbetsställen som en anställd är behörig att arbeta på 📄 Hur hanterar jag vilka enheter en anställd kan arbeta på?

För att boka ett resurspass på ett vakant pass, följ dessa steg:

1. Från din enhet, klicka på det vakanta passet så att en sidomeny till höger öppnas upp.

2. Om det finns resurser med matchande schemalagd resurstid så kommer dessa att dyka upp under rubriken Resurspass. I exemplet ovan kan vi se att det finns tre resurser med schemalagd resurstid som matchar det vakanta passet.

3. För att boka en av resurserna på det vakanta passet, klicka på rutan för den resurs du önskar fylla det vakanta passet med.

4. I exemplet ovan kan vi se att resursen har 100% överlapp med det vakanta passet. Den gula delen av det horisontella strecket visar att det kommer finnas schemalagd resurstid kvar på personen, efter att vi har bokat resursen på det vakanta passet. I övrigt så ser vi bland annat resursens kompetenser och placeringsenhet i översikten. För att boka resursen klickar du på Boka resurspass.

5. Klicka på Bekräfta i rutan som dyker upp i mitten av skärmen för att boka resursen på det vakanta passet.

Det som händer när du klickar på Bekräfta är att Bemlo matchar den schemalagda resurstiden på resursen med det vakanta passet. Om det finns ett överlapp på resurstiden eller överlappande tid på det vakanta passet så klipps behovet/schemalada tiden så att det matchar med varandra. Den icke-överlappande tiden finns därefter kvar i schemat. En notis skickas även till den resurs som har blivit bokad på passet.

I samma ögonblick som den schemalagda resurstiden blir inbokad på det vakanta passet så knyts arbetstiden till den avdelning/enhet som resursen blir inbokad på. Det krävs ingen manuell hantering för att konteringen ska hanteras korrekt.

Boka ett vakant pass via schemalagd resurstid

Det andra tillvägagångssättet att boka schemalagd resurstid är via resurspasset. För att göra detta, följ dessa steg;

1. Klicka på ett resurspass (gult pass med en ikon av en blixt) så att passmenyn till höger visas.

2. I passmenyn kommer Matchande vakanser att visas. För att boka ut den schemalagda resurstiden på någon av dessa vakanser, börja med att klicka på något av passen.

3. När du klickar på ett av passen så expanderar du rutan och får en översikt av det vakanta passet. I exemplet ovan kan du se att den schemalagda resurstiden överlappar till 92% med det vakanta passet. För att boka in resursen på det vakanta passet, klicka på Boka.

4. Klicka på Bekräfta i rutan som dyker upp i mitten av skärmen.

Det som händer när du bokar resurstiden på ett vakant pass är att det skickas en notis till resursen om att den har blivit bokad på sin schemalagda resurstid samt att den schemalagda tiden konteras på den enhet/avdelning som den blir bokad på.